Comment organiser une réunion par Internet ?
Avec le confinement, vous êtes nombreux à vous poser la question de comment continuer à organiser des réunions par Internet.
Voici quelques solutions que vous pouvez utiliser.
Skype
Cette solution gratuite de la société Microsoft fonctionne aussi bien sur PC Windows que sur smartphone et tablettes Apple ou Androïd. Elle est installée de base sur tous les ordinateurs utilisant le système Windows 10.
Skype (300 millions d’utilisateurs actifs) est très pratique si vous devez faire rapidement un appel audio ou vidéo avec une personne ou bien tout un groupe de personnes (jusqu’à un maximum de 50 personnes en simultané). Il vous suffira de leur demander leur « pseudo skype« , de les rechercher dans l’annuaire d’utilisateurs Skype et de les ajouter dans vos contacts.
Avec Skype vous pouvez aussi partager votre écran avec les autres personnes lors d’une réunion.
Vous pouvez aussi créer des groupes de contacts, que vous pouvez appeler ainsi plus facilement en un seul clic. Lisez les instructions sur cette page.
Vous pouvez télécharger et installer l’application sur votre PC en allant sur ce site. Pour les smartphones et tablettes, il faudra aller chercher l’application sur l’Apple Store (s’il s’agit d’un équipement de type iPhone ou iPad) ou le Play Store (s’il s’agit d’un équipement de type Androïd) et l’installer.
La première fois, il va d’abord falloir vous créer un compte en fournissant un numéro de téléphone ou bien votre adresse mail.
Vous pouvez suivre les instructions disponibles sur ce site officiel de Microsoft ou bien regarder sur Youtube un des nombreux tutoriels vidéo. Nous vous en proposons un ci-dessous :
Webex Meetings
La solution Webex Meetings de la société Cisco est utilisée par de nombreuses entreprises pour organiser des réunions téléphoniques et de partage de votre écran d’ordinateur via Internet.
Avec la crise du Coronavirus, ils mettent à disposition une offre gratuite étendue pour la France. Plus d’infos sur cette page.
- Utilisation illimitée (aucune restriction de temps)
- Prend en charge jusqu’à 100 participants
- Offre un appel payant (en plus des fonctions de Voix sur IP existantes).
La solution fonctionne également sur vos smartphones et tablettes Apple ou Android.
Pour l’utiliser, il vous faudra créer un compte (sauf si vous rejoignez juste une réunion créée par quelqu’un d’autre) et installer leur application en allant sur cette page.
Vous pouvez regarder ce tutoriel vidéo en français pour apprendre à l’utiliser en tant qu’organisateur de réunion ou en tant que simple participant :
Zoom.us
Cette entreprise (créée par un ancien de Webex) propose également une offre gratuite pour organiser des réunions via Internet.
La version gratuite permet d’organiser des réunions jusqu’à 100 participants d’une durée limite de 40 minutes.
Si vous en voulez plus, il faudra souscrire à une de leurs offres payantes.
Pour obtenir Zoom, il suffit de télécharger l’application sur le site de Zoom, simplement en procédant à une inscription. La version gratuite de la solution permet une utilisation professionnelle, avec un nombre de réunions illimitées, mais affiche une limitation à 100 utilisateurs.
L’application Zoom offre une réelle simplicité d’utilisation. En fonction des besoins, plusieurs offres sont disponibles, avec différentes options, comme l’intégration de l’application avec les outils de planification tel Google Agenda ou encore la monétisation et la mise en place de sondages. La solution Zoom est simple, mais son potentiel est impressionnant.
Zoom propose une option qui permet d’enregistrer une réunion ou une intervention, avec la possibilité d’utiliser un tableau blanc virtuel, ce qui est idéal pour des formations en ligne par exemple. Les réunions en ligne peuvent également être enregistrées sur le cloud pour être visionnées plus tard.
Pour apprendre à l’installer et l’utiliser, vous pouvez lire ce tutoriel en ligne qui est très bien rédigé.
Vous pouvez aussi regarder ce petit tutoriel vidéo en français :
WhatsApp est l’application de messagerie actuellement la plus utilisée avec plus de 2 milliards d’utilisateurs actifs à travers le monde (rachetée par Facebook en 2014). Elle permet d’envoyer des messages textuels à ses contacts, des photos, des vidéos ou n’importe quel fichier. Les appels audios sont proposés – parfait à l’étranger lorsqu’on a du Wi-Fi mais pas d’itinérance – mais aussi la vidéo.
Les appels vidéo peuvent se faire avec un seul interlocuteur ou en groupe, à un maximum de 4 participants.
Elle nécessite un numéro de téléphone mobile pour la création d’un compte, ce qui permet de facilement retrouver tous les contacts du répertoire téléphonique qui disposent déjà de l’application.
WhatsApp offre le chiffrement des conversations de bout en bout en utilisant le protocole de Signal. L’application permet d’envoyer des messages au format texte, des photos, des vidéos et des notes vocales. Les utilisateurs peuvent même s’échanger tous types de fichiers, peu importe le format.
Depuis l’application mobile, il est possible de réaliser des appels vocaux et des visioconférences. Les conversations de groupes sont également de la partie, tout comme les statuts éphémères consultables par les contacts pendant 24h.
Une déclinaison pour ordinateurs Windows et MacOS existe, elle nécessite de se synchroniser à un compte WhatsApp utilisé par un smartphone. Elle permet d’envoyer des messages et des documents directement depuis l’ordinateur, mais elle n’offre pas la possibilité de réaliser des appels et des statuts.
